Association Mycologique de Bigorre
REGLEMENT INTERIEUR
Le règlement intérieur est un complément aux statuts de l’A.M.B. Il apporte quelques précisions sur le fonctionnement de l’association. Il sera régulièrement soumis à une réactualisation par le Conseil d’Administration, en fonction de la vie de l’association.
COTISATION :
La cotisation est payable à partir du 1er janvier de chaque année, elle est exigible lors de l’Assemblée Générale ordinaire suivante. La cotisation permet à l’adhérent de participer à toutes les activités de l’association pour toute l’année en cours. Elle lui donne également droit à une couverture par l’assurance de l’association.
Les personnes adhérant à l’association après le premier octobre paieront une cotisation couvrant la fin de l’année en cours, mais également toute l’année suivante. Cette faveur ne peut s’appliquer qu’à de nouveaux adhérents.
Le règlement de la cotisation sera exigé à toute nouvelle personne ayant participé à deux activités de l’association (sorties de terrain ou réunions d’étude).
Tout changement du montant de la cotisation est proposé et décidé lors d’une Assemblée Générale et pour l’année suivante.
CONSEIL D’ADMINISTRATION :
Tout membre de l’association à jour de sa cotisation peut être membre du Conseil d’administration. Pour se faire il devra déposer sa candidature auprès du Président qui la proposera au vote dès l’Assemblée Générale suivante.
Tout membre du C.A. qui n’aura pas assisté à trois réunions du C.A. consécutives sans excuse, pourra être considéré comme démissionnaire.
BUREAU :
Le bureau sera conforme aux dispositions indiquées dans les statuts.
La composition du bureau est soumise à modification éventuelle tous les ans à la suite de l’Assemblée Générale par décision du Conseil d’administration.
En cas de vacance (temporaire ou définitive) d’un membre du bureau, les fonctions correspondantes pourront être tenues provisoirement par un autre membre du bureau suivant les règles suivantes :
- Lors de la vacance du président c’est le vice président ou à défaut le trésorier qui assurera ses fonctions.
- Lors de la vacance du secrétaire c’est le secrétaire adjoint qui assurera ses fonctions et inversement.
- Lors de la vacance du trésorier c’est le trésorier adjoint qui assurera ses fonctions et inversement.
En cas de vacance définitive d’un des membres du bureau, son remplacement devra être effectué au plus vite par convocation du Conseil d’Administration, toutefois les fonctions correspondantes seront assurées provisoirement suivant les mêmes règles.
SORTIES :
Un calendrier des sorties est établi en début d’année, toutefois les dates et lieux pourront être modifiés par la suite. Chacun doit s’assurer du maintien de la sortie (par téléphone ou via le site de l’AMB).
Les heures de rendez-vous devront être respectées et tout retard devra être signalé au responsable de sortie.
Les déplacements s’effectueront en voitures particulières.
Les frais de déplacement et de repas, sauf cas particulier, sont à la charge de chacun.
RESPONSABILITE :
L’association décline toute responsabilité pour tout incident survenu à un membre en dehors des activités programmées. Il en est de même lorsque l’incident se produit avant ou après le déroulement de l’activité proprement dite, notamment en dehors de la présence d’un dirigeant.
L’association décline également toute responsabilité pour tout incident survenu à une personne non membre participant aux activités de l’association.
Lors des activités de l’association, tout enfant devra être accompagné et restera sous la responsabilité d’un parent ou d’une personne désignée par celui-ci.
PROSPECTIONS :
Les prospections sur les sites s’effectueront :
- dans le respect de la nature:
- en ne prélevant qu’un nombre réduit de champignons (minimum pour étude).
- en ne détériorant pas le milieu naturel.
- dans le respect de la propriété d’autrui (sur les terrains privés).
- en favorisant l’intérêt de l’association (les récoltes sont destinées en priorité à une étude et identification).
REUNIONS DE TRAVAIL :
Des réunions de travail sont programmées tout le long de l’année, aux jours et heures indiquées sur le programme de l’année en cours. Une réunion pourra toutefois être exceptionnellement annulée ou reportée.
Lors de ces réunions, la priorité sera donnée à la détermination de la récolte effectuée lors des sorties de l’association, avant celle des récoltes individuelles.
Au cours de la soirée, chaque membre pourra choisir son thème de travail, à condition de respecter le matériel et la documentation utilisés, et de ne pas gêner le travail des autres membres (en particulier le travail de groupe de l’association).
PRETS DE LIVRES :
Une liste de livres et revues sera à la disposition des adhérents. Un seul document pourra être prêté à la fois par personne.
Le prêt ne pourra pas excéder deux semaines.
Les sorties et entrées de documents seront tenues à jour par le bibliothécaire ou son adjoint, ou en leur absence par une personne du bureau ou désignée par ces derniers. L’emprunt et le rendu se feront le lundi en début de séance.
Les livres n’appartenant pas à la liste de prêt pourront être consultés sur place.
Le prêt de ces derniers pourra être accordé par dérogation exceptionnelle par le bureau, à condition que leur retour soit assuré pour la réunion de travail suivante.
Un document appartenant à la liste des prêts pourra se trouver provisoirement indisponible si un besoin pour l’association est justifié.
MATERIEL :
Tout matériel appartenant à l’A.M.B. ne sera utilisé que lors des activités de l’association.
Un prêt pourra être consenti à titre exceptionnel après accord d’un des membres du bureau.
Ce prêt ne pourra excéder une semaine.
CLES DU LOCAL:
Les clés du local sont en plusieurs exemplaires. Seules des personnes du bureau ou des personnes désignées par ce dernier en sont détentrices. Elles ne doivent prêter ces clés à toute autre personne que par autorisation d’un membre du bureau.
DÉFRAIEMENT DES MEMBRES DE L'AMB :
Tout membre de l’AMB peut demander le remboursement des frais qu’il aurait engagés dans le cadre d’une action liée au fonctionnement de l’association. Les activités entrant dans ce cadre et les règles d’attribution correspondantes sont définies dans le chapitre « Règles d’attribution par activité » ci-après.
Type de frais pouvant être pris en compte :
- les frais de déplacement pour aller sur les lieux de l’activité (carburant, péage).
- Les frais de repas
- Les frais d’hébergement
- Les frais d’inscriptions
Pour tout autre frais, le remboursement fera l’objet d’une décision en Conseil d’Administration.
Modes de défraiement :
Frais de carburant :
Les frais liés aux déplacements avec un véhicule personnel pourront être défrayés soit sur présentation d’une facture de carburant soit par un calcul suivant le trajet effectué en km :
Taux de défraiement kilométrique : 0,11 €/km pour l’année 2025 (taux révisable tous les ans par le CA)
Remarque :
Lors d’un déplacement, seul le conducteur du véhicule pourra faire la demande d’un remboursement. Ainsi le covoiturage sera vivement recommandé, tout abus pourra faire l’objet d’un refus de remboursement par l’association.
Autres frais :
Les autres frais engagés pourront être remboursés sur la base de factures produites par l’intéressé.
(Facture du restaurant, de l’hôtel, ticket de péage, etc.).
Dans certains cas, le remboursement des frais de déplacement ne pourra pas être cumulé à un remboursement des repas par l’association.
Abandon de frais :
Lorsqu’un déplacement donne droit à un défraiement, l’intéressé pourra choisir de se faire rembourser ou de le déclarer en « abandon de frais ».
Si l’abandon de frais est privilégié, l’intéressé devra en faire la demande auprès d’un responsable de l’association qui l’enregistrera. Un bilan global des trajets effectués dans l’année avec les kilométrages correspondants devra être dressé par l’intéressé. Après acceptation, ce bilan sera la base de la délivrance à l’intéressé d’un reçu fiscal par l’association en début de l’année suivante.
Remarque : Une activité pour laquelle l’association aura payé les repas ou donné tout autre avantage ne pourra pas faire l’objet d’un abandon de frais.
Règles d’attribution par activité :
Voici les règles d’attribution de défraiement suivant le type d’activité de l’association.
- Inventaires : Les inventaires réalisés pour le compte d’un organisme externe (Conservatoire Botanique, Commune pour réaliser un ABC, ONF…) et dont l’AMB reçoit un paiement, donnent droit à un remboursement des frais de déplacement et de repas.
- Réunions de détermination: Les animateurs (2 au maximum) des séances de détermination ou de formation pourront prétendre à un défraiement relatif à leur déplacement.
- Sorties de terrain : Le défraiement du responsable de la sortie ainsi que des animateurs (2 au maximum) sera accordé pour les frais de déplacement.
- Expositions: Le responsable de l’exposition, les animateurs du stand (2 au maximum) et ceux qui ont participé à la mise en place, à la tenue ou au démontage du stand pourront prétendre à un défraiement à condition d’une présence d’au moins une demi-journée sur le stand.
Seul le responsable de l’exposition pourra proposer un défraiement aux participants.
Remarque : L’Exposition de Séméac ne donnera droit ni au remboursement ni à l’abandon de frais.
- Cueillettes: Les déplacements liés aux cueillettes en vue de réaliser les soirées de détermination ou exposition ne donnent pas droit à un remboursement des frais. Des dérogations pourront être toutefois délivrées (voir missions).
- Réunions du CA ou du bureau: Tous les membres peuvent prétendre à un défraiement s’ils en font la demande. Seuls les frais de déplacement seront comptabilisés.
- Assemblée Générale: Pas de défraiement autorisé.
- Missions: Tout déplacement ou séjour pourra être considéré par le Conseil d’administration comme une mission confiée à un membre par l’association.
Il peut s’agir de réunions, conférences, colloques, stages de formation, missions de reconnaissance de site ou d’hébergement ou tout autre activité jugée utile à la vie de l’association.
Le CA statuera également sur les modalités de prise en charge (totale ou partielle) pour chaque type de frais engagé.
Exemple : Le CA peut décider que pour tel stage de formation mycologique, la moitié des frais d’inscription et des frais d’hébergement seront pris en compte, et que les frais de déplacement ne le seront pas.
Un compte rendu par l’intéressé pourra être exigé pour donner droit au défraiement. L’engagement peut aussi être de former partiellement quelques autres membres sur le thème abordé.
Règlement intérieur mis à jour après accord du Conseil d’Administration le 22 avril 2025